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在办公室成熟的标志,就是能做好这几件小事

发布时间:2018-03-15 , 发布人:华恒智信分析员

能不忘事,能提炼心得和经验,能让别人如沐春风,是办公室工作的主旋律。如何才能做到这几点?一起学习!
一、做提醒式便签
刚到单位时,没有职场经验,事情一多,就容易忘事,被领导委婉地批评过一两次。在单位经常会听到一些同事说,“唉呀,现在记性越来越不好了,老忘事。”
后来,痛定思痛,开始尝试一些方法来规避这些低级错误。
最开始,使用单位统一发的日记本,将每天或近期要做的事情逐条记录下来,最开始有一定效果,但最怕忘记去翻日记本,还是容易忘记。
从2017年初开始尝试一种新方法,还比较有效,即将近期内要做的事记录在一张长方形便签纸上,逐条记录待办事项,然后用长尾夹夹在笔筒上,每天上班随时能瞄到,对待办事项一清二楚,办一件用红笔划一件。
该方法还可以辅助其他方式提醒,效果更佳。对一些急需办的小事情或紧急提醒式的事情,就可以即时记到手机的便签上,设定闹铃提醒,这样更有效。
二、做工作日志与总结
单用提醒式便签还不够,需要同步记录每日工作事项,以备查或年终总结使用。有时候领导或同事会冷不丁地问一件事,“小Y,还记得……,帮我回忆回忆”。
这时,翻出每日记录的日记便能很快回忆起来,还能准确记得是哪一天。
我用的是Word记录,每天下班前记录一天的工作事项,记录详略视重要程度而定。最开始是流水账式,仅仅记录每日都做了些什么,有时候会灵感迸发,做完一件事后有所思,便又重新建一个Word,记下每日感悟、遇到的问题、每月小结、工作经验和教训等。
通过工作日志和工作感悟,能够不断地发现问题,反省自己,及时总结,锤炼本领。在不断记录、总结、感悟过程中,不断地规避同类错误,想事情更细致,对人对事逐渐有了自己的想法,长期以往,会慢慢形成自己的一套工作方法和思想体系。
三、学会沟通与交流
从小到大,我都是一个比较内向的人。上了大学之后,逐渐意识到性格的不足,开始有意训练自己大大方方地与人交流,这没有什么方法,就是可以把自己当做活泼善交流的人,时间一长,自己就真的逐渐开朗一些了。
工作之后,才发现大学时刻意的锻炼使自己获益匪浅。
每天早上上班,见到领导或同事,都甜甜地问好,一直被主任夸有精气神。
办公室是综合协调性部门,经常有各类文件需要通知到各处负责人。不论大事小事,主任要求的是务必通知到各处一把手。时间一长,有些负责人会不耐烦,觉得这办公室天天净整些没用的,语气上也不太客气了。
就此,我认认真真地进行了反思。后来,通知一些简单的、不着急的事,用QQ群及微信群,没有回复的,再打电话提醒一下,语气客气而又体贴:
“哎!王处,您好!我是办公室小Y,打扰您了。我在咱院务工作群里传了个通知,领导(大领导)说,请各处负责人看一看有无反馈意见。”到此,也就是正常的通知模式,除了语气客气点,语言简练点,并没有什么出彩的。
这时候,应该接着再来一句:“王处啊,这个吧,领导过几天可能会召集各处开座谈会,听听想法,不过我也不十分确定”。之前是通知事项,后来的一句有助于慢慢拉近关系,做了适时的提醒,以后再沟通就会慢慢顺畅一些。打电话最忌语气僵硬,不变通不灵活。
一年中,总要写几个大稿子。比如年终总结,之前是纵向一条线式写作修改,即一个人写初稿,上一级修改,再上一级把关,最后给领导。时间一长,特别耗时费力。
后来,私下向主任建议了学生时期写报告的模式,即类似扁平化的写作方式,初稿是重点,就由两到三人分块写作,之后一人统稿修改,主任把关。
在分工协作中,有些同事是自己写自己的,不沟通不交流。我就主动去和同事提议,事先统一格式、标题的样式等一些问题,便于最后统稿。事实证明,最后也的确省时省力不少,而且内容、标题等具有高度统一性。
来源:线上HR商学院说

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