对企业定编工作中常见难题与解决方案分析

发布时间：2023-05-19 ， 发布人：华恒智信分析员

定岗定编工作是人力资源管理中的基础性工作，在实际工作中，很多单位由于前期管理基础薄弱、组织管理变动、缺乏科学的管理方法和工具等原因，难以建立科学的定岗定编规范，影响了其他管理工作，常见的问题有各部门一直补充人员，依然抱怨人不够、每个部门都说忙的问题；管理工作因人设岗、人员冗员的问题；绩效考核因工作忙闲不均，导致评价不公平；人员规模不断扩大，企业绩效却没有提升的问题等等。经过多年工作总结，华恒智信认为，这些问题频繁出现，很大的原因在于企业在定岗定编方面缺乏理性的依据和工作提炼，没有结合自身实际情况实施科学的方法。

【问题分析】

企业的定编工作是企业人才组织设计的重要环节，设计是否合理直接关系着企业现有的人力资源水平和岗位与其所属职能的匹配程度，直接影响到企业对人力资源的总体规划、人才的引进及其使用的成本，以及企业劳动生产率的高低。对此，结合多年咨询经验总结，发现企业在定编工作出现问题的原因主要有以下几点：

1、岗位工作量分析不足，人员编制数量不合理，导致工作饱和度比较低

很多企业的人力资源部门对各类岗位专业认识不够，出现不知道该如何核算工作饱和度、如何确定比较合理的人员编制数量等问题。例如，部分企业人力资源部门会依据外部企业的部门人员配比数据，来确定自身企业部门所需人数，由于公司的实际发展情况不同，可能导致人员编制数量并不合理；人力资源部经常针对人员增设情况与各部门进行博弈，影响了工作效率。此外企业随着时间发展，员工数量不断增加，而部分能力不足的员工又无法得到及时分流，导致可能出现人员冗余、员工工作量普遍不饱和的问题。

2、对定编工作的管理必要性认识不足，认为定编等于裁员

很多企业为了降低用人成本，或者减少某些部门业务，都会采取定岗定编方式，对企业的人员编制进行调整或缩减，造成了部分干部员工认为定岗定编工作就是企业进行裁员，但是对于定编背后的管理认知不够。在具体工作中，各部门都带着各自立场、带着传统的工作方式，习惯了传统的管理模式，很多干部员工认为定岗定编就是排除异己，对定岗定编的必要性认识不足；部分干部员工在开展定编工作时，无法站在大局角度、管理提升角度去看待，员工对定编存在一定抵触心理，导致部分干部员工不愿意落实定编方案，进而影响了企业的管理工作。

3、缺少管理配套机制的支持，导致定编工作难以推进

经过调查分析发现，在很多企业开展的定编改革中，由于没有相关的配套管理机制导致方案难以落地，例如，当公司进行定编改革时，一般会进行人员变动甚至裁员，但是在实际操作中没有提供相应的评判标准或依据，比如什么样的员工应该被退出等，由于没有提供比较客观的评判指标，定编方案也没有与员工退出、培训等管理制度相挂钩，因此员工很难认同这些改革措施，不愿意去执行定岗定编的改革方案，导致公司定编工作一直难以真正落地。

【解决方案】

针对以上企业在定编工作中的常见问题，华恒智信专家老师结合多年项目咨询经验与过往的优秀企业案例总结，提出了以下解决方案：

1、提供多种工作饱和度核算方法，制定岗位关键职责所需员工数量标准

针对部分企业存在的岗位工作量分析不足，导致人员编制数量不合理以及工作饱和度比较低的问题，华恒智信提炼了一套日周月季年工作量分析法，能够帮助企业全面收集分析岗位工作信息，并且从分层分类角度出发，提供针对不同岗位的工作饱和度核算方法，如针对职能类岗位根据工作角色、工作时间、工作量分析等进行定编，针对营销类岗位可以结合公司发展对营销工作的要求等进行定编，将工作任务与发展相结合；此外，专家老师建议可以制定岗位关键职责所需员工数量标准，在参考外部企业员工配比数据基础上，并结合岗位工作情况，从而确定符合自身企业发展需要的人员编制。

2、明确定编工作的管理必要性及提升支持作用，提供培训辅导，统一观念

首先要明确的是，定编工作不可能保障人人满意，从整体角度，领导希望更低的成本下完成更多的任务，而从个体角度，希望更多的人员来共同完成工作，在部门领导方面，由于人工成本不属于考核指标，往往希望多配人员。专家老师建议对减编需要有明确的解释和培训，培训工作重点要从管理规范性的要求、上级要求的政策、定岗定编能够带来的优势等角度出发进行说明，并引入人工成本考核和激励办法，对部门减编可以提供一定总额激励等，来促进大家目标一致。

3、将定编与培训、绩效考核、干部竞聘等相挂钩，推进方案落地

任何改革方案的落地都离不开相应的管理配套机制的支持，否则改革就会成为“空中楼阁”。因此结合华恒智信多年主持的定岗定编项目咨询经验。建议在开展定编工作时，建议将方案与培训、绩效考核、干部竞聘等管理制度挂钩，例如可以对干部员工进行管理认知培训，明确定编工作的管理必要性；对能力不合格的员工进行待岗培训，确保人岗匹配；可以将定编工作进展作为部门绩效考核的一部分，与考核成绩和薪酬分配挂钩；同时还可以将定编工作情况作为干部竞聘的考察指标之一，通过竞聘的方式，重新起立坐下，促进定编工作的落地，进而推进企业的管理发展。

【总结与思考】

如何进行“降本增效”是许多企业管理者都关心的问题，在华恒智信多年的项目实践中，从人力资源的角度出发，合理定岗定编，提高人员工作效率是降低人力成本的最有效方法。通过对员工工作量的计算，明确工作时间标准，计算出各岗位的工作饱和度，对各岗位的工作情况进行量化，为企业的人员配置提供了科学的依据。同时，通过提供相应的管理配套措施，对部门干部领导进行培训辅导统一观念，来推进定编方案的落地工作。

科学合理的定岗定编是企业降低人力成本的最重要途径，华恒智信通过多年项目经验，在如何控制人工成本、提高人员利用效率有着丰富的实战经验，也有许多成功的案例和科学模型方法，通过最符合企业实际情况的方案设计，为企业提高工作效率、降低人工成本奠定基础。并且已经为多家客户提供了高质量的服务，帮助实现了各类型的客户在管理方面的核心竞争力的增值。