浅谈国企定岗工作中常见问题与解决方案

发布时间：2023-05-19 ， 发布人：华恒智信分析员

定岗定编是一项最为基础的人力资源管理工作，在企业组织结构与战略目标确定之后，紧接着的问题就是定岗定编，之后的员工招聘、培训、绩效考核、薪酬福利体系设计等都需要结合定岗定编的最终结果应用。但在企业中，越是基础的工作越容易被忽视，许多企业在开始的定岗工作中就出现了问题，例如，岗位职责分工过细，职责不清，工作互相推诿，降低了工作效率等。对此，结合华恒智信咨询团队多年咨询经验，将企业定岗工作中常见的问题进行总结，并提出了相应的解决方案，希望对企业开展类似工作提供借鉴与启示。

【问题分析】

华恒智信专家老师结合多年的定岗定编项目咨询经验以及一些企业的案例经验，发现企业在定岗工作中经常面临以下几个问题：

1、岗位职责分工过细，流程节点多，员工互相推诿，不利于工作开展

部分企业在岗位设置中，岗位职责分工过细，部分岗位的职责边界不清晰，存在重叠交叉的问题，导致员工互相推诿，不愿意接受工作任务。比如办公室有人负责会议记录、有人负责会议组织、有人负责会议结果跟进、有人负责会议档案存档等，当公司办公室开展会议工作时，由于分工过细，这些岗位工作职责上存在交叉，导致遇到一些问题时，员工之间互相推诿，都不愿意主动承担任务；并且由于工作流程节点多，导致工作效率比较低。此外，由于岗位职责分工过细，员工只专注自己的专项工作，对于与自己无关的工作置之不理，主动性比较差，不利于工作的开展。

2、因人设岗，出现人员冗余、工作量饱和度比较低的问题

部分企业在定岗时采取因人设岗的方法，出现一个岗位负责一件事情的情况，导致员工工作量饱和度比较低。例如部门需要临时做一件事或新增加了某项职责时，会优先向人力资源部门要求增加人手，渐渐部门员工越来越多，出现人员冗余的问题，由于一事一岗，原本一个人就可以完成的工作量让三个人去完成，导致工作效率较低，员工的工作量普遍不饱和。

3、人员能力与岗位职责不匹配，导致工作效率比较低

部分企业在开展定岗工作时，常常会出现明明设置了明确合理的岗位职责，但是员工的工作效率与业绩水平却一般的情况，究其原因，是因为员工的能力水平与岗位职责不匹配，达不到上岗要求，从而导致安排的任务目标完不成，降低了工作效率。例如，由于员工能力水平比较低，完不成工作任务，导致企业不得不设置多个岗位。比如会议管理，本来一个人就做完了，因为能力差，只好分为三个岗位，有组织会议的、有记录会议的、有管理会议档案的，不仅降低了工作效率，还增加了人力成本。
 

【解决方案】

针对企业在岗位设置中经常出现的问题，华恒智信专家老师结合自身咨询经验与一些优秀企业的做法，提出了以下解决方案：

1、梳理岗位职责与工作流程，归并相似岗位，提高企业运作运营效率

针对部分企业岗位职责分工过细，导致员工互相推诿、主动性差的问题，结合华恒智信长期的咨询经验，建议对岗位职责进行价值链/工作流程的分析以及工作路径的分析，做好岗位关键职责与流程的梳理工作；对于职责相似的岗位，结合企业发展需要进行合理归并，尽可能避免出现职责重叠交叉的情况；可以从角色/责任分级的角度出发，明确各类岗位职责要求，进而帮助企业提高运作运营效率，实现生产效率最大化。

2、因事设岗，丰富岗位职责，支持企业战略和业务目标的实现

针对企业存在的因人设岗，导致岗位工作量不饱和的问题，专家老师总结外部优秀经验，建议采取因事设岗的方式，丰富岗位职责，按照流程分解定位岗位目标，对岗位进行核心竞争力分析，提高岗位工作饱和度。例如，在某些岗位职责要求主要以日常工作为主，比如人力资源部某岗位主要开展招聘工作、考核结果通知、发放薪酬等日常工作，通过提高目标要求，比如要求建立人才测评体系、人才后备库等工作，丰富岗位职责，充分发挥对实现部门业务目标与企业战略目标的支持作用。

3、建立能力适用标准体系，对不合格的员工进行能力提升培训，实现人岗匹配

企业在定岗设计中，常出现人员能力与岗位不匹配的问题，对此专家老师建议企业应建立能力使用标准体系，明确各类岗位的职责要求，对于达不到上岗要求的员工，可以进行待岗培训，提升能力水平，并建议将培训结果与员工退出机制挂钩，对经过培训能力依然不符合岗位职责，考虑将其淘汰，从而实现人岗匹配。

【总结与思考】

科学合理的定岗工作可以有效支持实现部门岗位目标与企业战略目标，提升企业和个人运作运营效率，降低运行成本，防范企业经营风险，提升精细化管理水平。一般而言，企业会将定岗与定编放在一起进行，但是很多企业在定岗工作中，常常出现岗位职责分工过细、岗位工作量不饱和、人员能力与岗位不匹配的问题，不仅下一步定编工作，甚至包括之后的绩效考核、薪酬建设等人力资源管理工作都带来了一些问题。

华恒智信结合多年的咨询经验，研发了一套工作分析与定岗定编设计的模型工具，该模型在岗位设计方面为企业提供了工作流程/价值链的分析，工作路径的分析、核心竞争力的分析以及服务效率的分析，帮助企业进行岗位关键职责与工作流程梳理，优化岗位设置，保证业务目标与企业发展战略目标相符合，从而实现企业运作效率最大化。目前，该工具已经应用在多家企业中，解决了许多定岗定编设计中的问题，并取得了客户的一致认可与肯定。