员工工作效率提高妙招——以酒店网络管理人员为例

 

【客户行业】酒店行业

【问题类型】定岗定编

【客户背景及现状问题】

某宾馆隶属于某一流高校，环境安全、卫生、优雅，配套设施简单但齐全，成立之初是为了满足学校学术交流及师生生活所需，拥有一定的固定客源。近年来，随着酒店行业大力发展，酒店业的竞争也不断增强，为了稳固旧客源，吸引新客源，该高校的宾馆决定开展管理改革，对外加强服务、提升营销水平，对内提升管理效率、降低成本。通过内部调研发现，目前酒店整体存在人员工作积极性低、工作效率低下的问题，特此邀请专业的人力资源专家——华恒智信，开展咨询合作，提供解决方案。

此处以酒店的信息室为例，通过健全信息室的管理机制，提升员工工作效率，提高宾馆的信息通讯水平。据了解，该宾馆信息室主要工作为确保网络和通讯设备正常运转。随着调查的进展，管理人员发现信息室工作人员存在很大的问题：网络管理人员内部分工不均，有的员工工作过于轻松，工作态度散漫、不积极，严重影响宾馆的服务质量以及顾客对宾馆的满意度评价。
 

【华恒智信问题分析】

华恒智信团队通过调研，发现该宾馆的信息部的问题主要集中在定岗定编上，具体表现为：

1、工作量较低，工作饱和度不足。例如，人多活少，有冗员现象，员工的工作量不足，导致互相攀比工作忙闲，工作积极性不高，影响服务水平。

2、评估机制不健全。由于缺少合理的工作考核、人员评估机制，对员工的工作没有实行监督和考核，也没有相关的记录，导致员工工作随意性较大。

3、薪酬分配不公平。不同的员工拥有不同的技术水平，解决问题的时间和难度相差较大，但所在岗位一致，薪酬待遇一致，影响了员工的工作积极性和态度。
 

【华恒智信解决方案】

针对以上问题，华恒智信团队认为应从总体上对其岗位分配和在岗人员进行整顿，具体措施如下：

一、探索岗位定编影响因素

信息室岗位定编影响因素：工作内容、工作频次、工作用时、工作难易程度（见下图）。

（1）工作内容，信息室在维修项目上有硬件的维修和软件维修的区别；

（2）工作频次，不同设备、不同维修项目需要维修的次数不同，老设备更容易出现问题，需要每天巡检、维修，新设备可能一周需要维修一次。

（3）工作用时，不同的维修项目所需的标准用时不同，根据工作任务和员工的劳动效率计算出工作用时。

（4）工作难易程度，新员工与老员工工作技能水平有明显差距，维修项目亦有难易差别；

 

二、开展工作饱和度分析

通过这些因素的综合分析，结合工作饱和度分析，项目组提供了对各类岗位的管理分析，以信息室为例，在工作性质、工作饱和度、人员用时方面，提供了分析。

1、通过历史数据调查发现，硬件、软件维修、安装的事故率仅为0.05%-1%，假使每日工作量为维修2件，维修至多用时为2小时；

2、IP设定等简易维修工作，按每日30件维修工作（实际未能达到此频次），电话维修用时为：每天2.5-5小时；

3、根据当年3月份“信息室日常维修和设备安全检查记录”，表中机房巡查仅为上午上班、夜间离班时两次巡查，且故障率极低；现在工作制度为每小时巡查1次，实则无必要。

综上，在工作饱和度方面，结果如下：工作量偏低，工作饱和度不足；完成全天工作量用时至多则为7小时，假设按照配置2人来看，平均每人每天工作时间为3.5小时。

 

三、增加员工工作职能。

目前该酒店在通讯网络管理员方面，配置了编制6人，如果按照正常的情况，根据工作饱和度核算，应该减编。但是该酒店为了保障人员稳定，很少采取激进的裁员手段，为了保障项目落地，项目组专家提出，可以通过增加工作职责、丰富工作饱和度，来提升工作效率和工作价值。对员工工作职能的增加主要表现在：

首先，对各区域电脑及相关设备资料统一备案，防止无人监管状态的丢失、损坏等现象导致成本增加；

其次，对各区域计算机进行等级设定和划分，对机密信息及重要设备的信息，制定严格的保密制度和保密程序；

再次，建立规范的日常工作制度和绩效考核制度；

最后，根据不同技能岗位的要求和技术含量确定岗位工资，技能要求高、对企业业绩贡献大或关键性岗位的工资应体现其相应的价值，有所提高，增强内部公平感，提升员工工作绩效。