某国有粮食企业组织结构优化项目成功案例纪实

发布时间：2024-06-14 09:25 ， 发布人：华恒智信分析员

——推行虚拟项目制，引入分授权和协作双轨机制，提高协作效率

【客户行业】食品行业；国有企业

【问题类型】组织结构优化

【客户背景】

南方某国有粮食企业长期以来在粮食储存管理、农副产品的销售及批发、进出口等核心环节扮演着至关重要的角色，对于维护当地粮食安全的稳定具有不可或缺的地位。该企业一直以来受国家拨款支持，专注于国家粮食的保管工作，承担着政策性粮食储备的重要职责。在日常运营中，该企业严格按照相关规定进行粮食的保管与定期轮换，确保粮食的安全与稳定，同时在经营上的压力也相对较小。然而，随着国企改革的不断深入，该企业也面临着转型的挑战。如今，该企业已逐渐从以粮食储备为主要任务转变为以粮食贸易经营活动为重点的企业。因此，该企业不仅要继续承担粮食储备的重任，还要积极开展各项经营任务，以适应国企改革的浪潮。这使得企业在保持粮食储备稳定性的同时，也承担了一定的经营压力。

该公司原先作为事业单位，其组织结构深深地烙印着政府机关与事业单位的传统特色。然而，随着公司业务的不断扩展和转型需求的日益迫切，领导层逐渐意识到，原有的组织结构已然无法有效支撑公司新的发展战略。过去的组织结构是典型的政府管控型，部门众多，层级繁杂。这种结构在以往的事业单位运营中或许尚能发挥一定作用，但在公司转型后，却成为了制约发展的桎梏。公司转型后，新增了多个业务板块，这些板块之间本应形成紧密的协作关系，以确保市场贸易的顺畅进行。然而，由于部门繁多，层级复杂，导致各部门间沟通不畅，甚至出现相互推诿、扯皮的现象，严重削弱了公司整体的运营效率和市场竞争力。

为了打破这一困境，推动公司各部门能够形成合力，共同应对转型过程中的种种挑战，公司决定寻求外部专业第三方的协助。在众多的选择中，业内享有盛誉的人力资源专家——华恒智信，凭借其丰富的经验和专业的技能，成为了公司的首选合作伙伴。公司期望通过与华恒智信的深度合作，共同剖析当前组织结构的弊端，找到适合公司发展的新型组织结构。他们相信，在华恒智信的帮助下，公司能够优化部门设置，加强部门间的沟通与协作，从而顺利度过转型期，迎接更加美好的未来。

【华恒智信分析解读】

在双方达成合作后，华恒智信的专家项目组深入该公司进行现场调研，与单位各领导、员工进行沟通了解后，对该单位目前存在的组织结构问题有了初步的了解，主要体现在以下方面。

一、现有组织结构亟待调整以适应转型发展

项目组经过深入的现场调研后发现，该公司原有的组织结构主要是基于专业领域进行划分的，各部门均配备了相应的专业人员，这种结构在以往的业务运营中确实发挥了一定的作用。然而，随着公司转型策略的推进，特别是粮食贸易业务的开展，新增加了很多大宗粮食贸易，公司围绕大宗客户，积极建立贸易项目，但在此过程中，原有的组织结构逐渐显现出诸多与新发展战略不相适应的问题。

在大宗粮食贸易项目的开展过程中，通常需要多个部门协同作战，共同推进一个贸易项目的顺利进行。这包括但不限于前期对市场进行深入调研、评估潜在风险，中期进行贸易谈判、签订合同，以及后期进行粮食储备、运输和销售等环节。在这些过程中，部门间的紧密配合和高效沟通显得尤为重要。然而，在现有的组织模式下，部门之间的沟通往往依赖于领导的统筹安排，这种沟通方式不仅耗时较长，还可能导致信息的失真或遗漏，进而影响到工作效率。此外，项目领导者在协调各部门工作时也面临着诸多挑战，如指挥不灵活、协调不顺畅等，这些都增加了项目管理的难度和风险。

二、部门职责分工模糊，职能重叠严重，责任边界亟待明确

在公司转型的浪潮中，众多新的业务板块由此产生，然而，随之而来的是一系列部门职责分工方面的问题。由于前期未能明确各部门的职责权限，导致在实际工作过程中出现了明显的职责分工不清晰、职能重叠以及责任边界模糊的现象。

具体而言，以风险评估工作为例，这一环节涉及市场部、安全部、财务部、储备部等多个部门，每个部门都在其中扮演着重要的角色。然而，由于部门间在分工和职责划分上的不合理，各部门在风险评估中的利益诉求和关注点并不一致，导致意见分歧，难以形成统一的决策。这不仅使得风险评估工作变得更为繁琐复杂，还导致工作进度受阻，无法顺利推进。更为严重的是，由于责任边界不清，一旦出现问题或失误，各部门往往相互推诿，难以追究具体责任。这不仅影响了公司内部的管理秩序，还对公司整体的工作效率和市场竞争力造成了负面影响。

三、管理机制未形成合力，部门间协作效率亟待提升

通过现场深入调研，项目组发现尽管该公司多次尝试进行组织结构的调整，但问题并未得到根本解决。相反，由于频繁的组织变动，各部门对工作流程的熟悉程度反而降低，不同部门间遵循着各自的工作流程，导致公司内部混乱进一步加剧。

这一问题的根源在于缺乏一套完整且有效的管理机制，尤其是纵向决策与横向协作机制方面存在明显短板。在组织结构调整后，员工需要花费大量时间来适应新的工作流程，学习新的工作方式，并与新的同事建立合作关系。在这个过程中，他们可能会遇到许多不明确或不清楚的问题，需要等待上级决策。此外，新的组织结构可能导致信息传递和沟通出现问题，以往能够直接完成的任务现在可能需要经过多个岗位的协调和合作才能完成。

【华恒智信解决方案】

针对该公司组织结构方面存在的上述问题，华恒智信的专家老师经过商讨认为可以从以下几方面入手。

一、实施虚拟项目制，破除部门隔阂，助推企业转型升级

面对该公司现有组织结构在转型发展过程中所遇到的种种挑战，华恒智信提出了一项具有创新性的解决方案——引入虚拟项目制，以打破部门间的壁垒，实现更为高效和灵活的协同工作。

首先，华恒智信的专家组对该公司现有的组织结构进行了全面而细致的梳理和分析，深入了解了各部门之间的责权利关系以及潜在的合作障碍。在此基础上，重新规划了各部门之间的协作机制，以更好地适应转型发展的需要。

接着，项目组结合正常贸易项目的实际需求，从各个部门中选派出了一批具有丰富经验和专业技能的员工，组成了一个跨部门的虚拟项目团队。这一举措不仅打破了部门间的界限，也促进了员工之间的交流和合作，为项目的顺利实施奠定了坚实的基础。

此外，项目组还根据贸易项目的难度、金额以及重要程度的不同，为不同类型的项目指定了专门的项目经理，并赋予了其充分的授权。项目经理负责项目的整体规划和协调，包括资源调配、进度把控以及风险预警等方面的工作，确保项目能够按照既定的目标和时间表顺利进行。在提供人员支持方面，也制定了明确的规定和流程。各部门在提供人员支持时，需要提前明确所需的人员数量、技能要求以及工作时间，以便公司能够根据项目的实际需求进行资源的合理分配和高效利用。

二、全面梳理部门职责，明确职责分工与侧重点

针对该公司部门职责分工不明确、职能重叠严重的问题，华恒智信项目组进行了深入而全面的职责梳理工作。通过这一举措，旨在清晰界定各部门的职责范围，消除职能重叠，提高公司整体运营效率。

在梳理过程中，项目组对各部门的人员能力要求、工作性质和内容进行了深入分析。对于人员能力要求相似、工作性质和内容相近的职责，进行了重新整合和梳理，力求实现资源的优化配置。同时，还消除了无价值的工作环节，通过合并或缩减某些职能，使部门职责更加精简高效。

此外，项目组还对各部门职责的侧重点进行了重新界定。例如，在风险控制方面，明确了储备部作为决策主体的地位，赋予其相应的权限和责任。同时，财务部在风险控制中也扮演着重要角色，其职责主要包括监控财务状况、提供风险分析报告等。通过明确各部门的职责侧重点，确保了各部门之间的协作更加顺畅，减少了推诿扯皮的现象。

三、建立纵向分授权与横向协作的双轨机制

针对当前该公司管理机制未形成合力的问题，华恒智信项目组提出，引入纵向的分授权体系和横向高效的协作机制至关重要。

在纵向分授权方面，项目组建议对不同项目和业务进行差异化授权。对于交易金额大、影响重大的项目，应组织各部门进行联合审议，并由副总经理直接负责监督和管理。这种安排能够确保高层领导对关键项目给予足够的关注和指导，确保项目的顺利推进。而对于一些规模较小、日常性的项目，则可以下放管理权限，由项目经理管理。这种分层授权的方式既减少了决策层级，又提高了决策效率，有助于快速响应市场变化和业务需求。

在横向协作方面，项目组提出建立分层分类的协同机制。不同部门间的紧密合作是企业高效运营的关键。为实现这一目标，应根据事项的重要性和紧急程度，设计灵活多样的协作对接方案。对于重大事项，可定期召开会议、组织汇报等形式，确保各部门间信息的及时传递和问题的有效解决。对于日常性工作，则可以通过建立共享文件夹、使用在线协作平台等方式，方便各部门间的沟通和交流。对于临时性任务或紧急事项，可以迅速组建临时小组或进行紧急会商，以快速响应和解决问题。

【华恒智信总结】

在本项目中，随着公司的转型发展，该公司扩展了很多业务，出现了现有组织结构亟待调整以适应转型发展；部门职责分工模糊，职能重叠严重，责任边界亟待明确；管理机制未形成合力，部门间协作效率亟待提升等问题。对此华恒智信提出，实施虚拟项目制，破除部门隔阂，助推企业转型升级；全面梳理部门职责，明确职责分工与侧重点；建立纵向分授权与横向协作的双轨机制。

一个公司的组织结构需要符合外部市场环境变化、内部战略要求、体现流程管控需要，特别是对于有很多业务板块的公司来说，公司内部的管控关系、机构设置方面，往往有很多风险点需要注意。在这方面，华恒智信公司专业从事人力资源管理工作，针对不同情况下的管控模式分析、机构分授权管理、组织机构设置等有长期研究和实践经验。在长期开展咨询工作中，已经形成了独有的分析模型和工具方法，并在各行各业的公司咨询工作中取得了良好效果，为中国企业的组织结构优化与管控工作提供了可行的工具方法。