某大型装备制造公司信息化系统优化项目纪实

发布时间：2023-04-27 14:31 ， 发布人：华恒智信分析员

——改善管理基础、优化信息化系统，发挥信息化的管理价值

【客户行业】生产制造业

【问题类型】管理信息化系统优化

【客户背景及现状问题】

某大型装备制造公司隶属于大型央企航天科技集团，是国家一级保密单位，重要的航天产品制造厂，也是全国守合同、重信用先进企业，全国质量管理优秀企业。公司先后荣获国家专利10余项，国家科技进步特等奖，省部级科技成果奖40余项，先后有10余项产品荣获国优和部优称号，是国防科工委认定的企业技术中心。该公司经过四十多年的发展，目前拥有 40多个专业、500多个工种，超过2000台（套）先进仪器设备，发展成为综合门类齐备、专业配套完善、质量体系健全的航天科研生产骨干企业。

随着国家科研生产任务逐步加重，公司业务不断增加，为了节省工作成本、提高工作效率，该公司花费一年多时间，耗资数百万，成立几十人的项目小组，建立了一整套信息化管理系统，涵盖生产、采购、库存、财务、管理等各方面。希望通过完善工作信息记录，降低人员协调性、等待性工作用时，辅助管理人员做好管理工作、帮助管理者进行管理决策。但在投入运行一段时间后，该公司发现，这套信息化系统并没有发挥该有的管理辅助功能，反而给公司的运营与管理工作带来了阻碍。各部门纷纷反映，在使用这套系统后，部门的工作效率不但没有提高，反而降低了。例如，由于系统要求每个生产车间录入信息，员工在原有的手工记录基础上，又增加了一道系统信息录入工序，反而觉得更累了，同时也增加了人工成本。该公司经过内部研讨发现，信息化系统之所以使用效果不佳，是因为公司原有的管理基础工作不扎实。在此背景下，该公司找到了专业的人力资源专家——华恒智信团队，希望帮助公司改善管理基础，优化管理流程，能够充分发挥信息化系统的管理辅助作用。
 

【华恒智信问题分析】

信息化系统无法与公司的管理工作形成有效结合，导致系统在使用过程中，反而成为了管理工作的负担，这个问题是很多企业在进行信息化建设中常常出现的问题。为了进一步的了解该公司出现的原因，华恒智信顾问团队详细调查了该公司信息化系统使用情况，分析发现，该公司出现信息化系统使用效果不佳主要有以下三个原因：

1、原有的管理基础薄弱，流程混乱，致使系统没有发挥作用

通过对该公司各部门信息化系统使用情况的深入分析，专家团队发现该公司的原有的管理基础工作存在固有问题，业务流程与管理流程混乱，如工作分工过细导致一个任务需要多个部门共同完成，运作时间长、成本高；信息在各部门流通时，事无巨细，需要层层汇报，花费大量时间与精力；在协作任务中，部门及岗位职责边界不清，当工作出现问题时，各部门互相推诿扯皮，导致问题得不到有效解决，降低了工作效率，进而影响到了公司的效益。该公司并没有解决这些原有的管理问题，认为只要使用了信息化系统，这些问题就能随之解决，然而信息化系统在运行中只解决了信息记录的问题，原先的管理问题并没有解决，反而放大了这些问题，加大了管理难度。

2、信息化系统缺少管理数据支撑，各部门数据没有整合

经过专家团队的不断走访调查，发现该公司设有三十多个部门，但各部门的数据统计口径不一。在使用信息化系统时，也依然按照原有的工作习惯记录信息。因此，各部门的统计口径与标准没有形成统一规范，并且各部门只负责记录自己的工作数据，部门之间工作数据互不相通，导致信息化系统成为了“数据库”一样的存在，成为了单纯记录数据的工具。由于各部门数据没有整合，形成了“数据孤岛”，以及对以往的工作数据没有进行记录，缺乏历史数据的沉淀，导致整个系统内容不够，领导只能看到各部门各自记录的内容，而没有整合后的分析。

3、缺少数据分析，信息化系统没有发挥管理支持作用

该公司投入使用信息化系统后，安排员工将日常工作记录到系统中，但对于录入的工作数据并没有进行合理分析，对之后公司开展的工作没有任何作用。例如公司每年组织员工培训，人力资源部的员工对一年来员工的培训次数、培训人员、培训情况等内容作了记录后，便搁置一旁，对之后公司再次开展培训工作以及其他相关管理工作没有任何支持作用。专家团队发现，该公司的信息化系统与公司的管理工作没有建立有效的联系，信息化系统中的数据无法帮助公司管理者进行管理决策，没有发挥系统的管理支撑作用。
 

【华恒智信解决方案】

通过对该公司管理基础以及人力资源信息化系统方面存在的问题进行诊断分析后，项目组结合多年专业实践经验，提出了具有针对性的解决方案：

1、提供管理改善服务、优化流程的管理咨询

针对该公司管理基础不扎实的问题，华恒智信专家团队为该公司提供了管理改善服务，对其业务流程与管理流程进行梳理优化。专家组建议该公司可以将公司关键流程分为三大类四个层次和六项核心，如三大类可以按照管理对象不同分为经营流程、业务流程与管理流程；四个层次按照企业从外部到内部分为行业经营价值链流程、企业增值链；流程、部门协作流程和岗位高效工作流程；六项核心是企业最常使用的六项管理流程，包括销售/收款流程、采购/付款流程、生产流程、考核薪酬流程、固定资产管理流程和信息管理流程。项目组建议公司可以先从六项常用流程改革入手，进行精细化管理，提高企业内部运作效率，使得原有的管理体系更加完善、推进公司管理基础更加扎实，与信息化系统更加贴合。

2、建立数据仓库系统，整合各部门数据

该公司目前面临着各部门的数据分散记录、部门之间互不了解、成为了数据孤岛的问题。比如安全管理部、设备管理部、质量检测部等去生产现场检查时都有自己的检查记录，但各部门互不知道。因此，项目团队建议将公司各部门数据整合完善，将以往的历史数据也记录下来，进行数据沉淀，统一工作口径，避免各部门自己记自己的。这一方面可以借鉴华恒智信研发的人力资源应用软件（数据库平台），该平台能够对具体的人事管理工作进行记录，包括相应的员工费用记录数据库、考核成绩记录数据库、工资管理数据库、考勤管理等等。该公司的信息化系统可以采取相同的方法，建立数据仓库系统，整合各部门数据，将信息化系统丰富化。

3、基于管理视角使用，加强管理支持

该公司在使用信息化系统时常常苦恼于数据记录系统后便没有什么用了，对公司的管理工作没有任何意义。针对这个问题，专家组建议将系统中的各类数据基于不同管理目标划分为不同类型，例如可将目标分解为：干部选拔、人才测评、后备人才梯队建设、岗位评价、业绩评价等等。这样公司领导在使用时就可以根据目标选取自己所需要的数据，为管理决策提供比较客观的数据与建议。例如在选拔干部时，以往采取由员工主动报名，领导和员工打分的方式选拔。但公司规模庞大，员工众多，领导者不能可能认知每一位员工，因此管理者主要凭感觉打分或者提拔认识或熟悉的员工，而经过分类后，领导者可以依据干部选拔的目标选取相应的数据进行查看，这样即使领导不认识该员工，也可以从数据中该观察员工的工作情况，进而从中选拔出优秀的员工晋升。

【华恒智信总结与思考】

随着信息化技术在企业管理中的不断深入，企业不断开展信息化建设，管理部门借助信息化工具，实现工作流程的标准化、规范化和高效化，正日益成为行业的通行准则。在华恒智信长期咨询工作中发现，部分企业对于管理的信息化系统存在着认知误区，认为只要使用了信息化系统，企业存在的一些管理问题就能够迎刃而解，就如同本案例中的公司一样，花费了大量的时间与精力建立了信息化系统，却发现系统并没有解决原本的问题，反而给管理工作带来了负担。因此专家团队结合该公司管理实况，提供了管理改善与信息化系统优化服务，帮助该公司夯实管理基础，梳理工作流程，优化信息化系统，使得信息化系统更加贴合该公司的管理基础。

人力资源管理软件化集成化是未来人力资源应用工具的发展方向，结合过往案例与经验总结，华恒智信专家组发现传统软件信息化系统以执行为主，整体功能比较分散，运维成本与技术难度比较大，在使用时反而会增加企业工作量与成本，不适合企业快速变革与发展的需要。经过多年的研究，华恒智信设计了一套基于管理视角的人力资源管理程序软件，该软件不仅能实现传统的数据整合、记录、计算等功能，还能够以提高工作效率和知识共享为目的，促进管理提升。系统主要包括人力资源电子看板系统、招聘管理系统、培训管理、系统薪酬调整系统、考核系统等等，为企业管理者提供比较客观完整的数据，帮助管理者做好管理决策工作。