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某建筑集团公司流程优化项目纪实

发布时间:2015-05-08 11:20 , 发布人:华恒智信分析员

——从审批流程看“文件旅游”现象

长期以来,文件审批时间长,工作效率低一直是困扰我们的一个头疼难题。为了从根本上解决这个难题,我们特意邀请北京华恒智信人力资源顾问有限公司进驻企业,开展工作流程规范项目。华恒智信专家团队通过对企业的详细调研和分析,提出了建立信息共享平台、实施牵头部门负责制以及定期例会制度等解决方案。方案针对性强,可立即落地实施,非常有价值。
在3个多月的项目合作中我们同时深深感受到了诸位咨询老师们的专业、严谨、勤奋的工作作风和为顾客负责的服务精神,项目组组长为了更有效的推进本项目的进行,带领项目组团队结合我们企业的实际,通过不断诊断、沟通问题,对症下药,通过辛勤地工作和多次加班,找出了适合我公司管理改革的措施。
在此,我们对北京华恒智信公司能够培养出这样高素质、专业化的老师表示感谢,也对项目组老师们对本公司的辛勤付出表示衷心的感谢!
——山东某建筑企业总经理
 
【客户行业】建筑行业
【问题类型】审批流程
【客户背景及现状问题】
山东省某大型建筑企业,是一家集土木工程建筑、勘察科研设计、房地产开发于一体的大型企业集团,是山东省内知名企业,具有先进的施工技术及一流的施工队伍。
随着企业的不断发展壮大,企业内部的一些管理问题逐渐显现。作为一家以建筑施工为主体的企业,施工组织设计及专项施工方案的审批是施工过程中的一个重要环节。由于对这些内容的审批是需要几个部门共同来完成的,这样在审批过程中,当基层单位将施工组织设计上报之后,就需要在一个部门审批完之后,再转到另一个部门,这样依此类推,直到最后审批完成,往往会延迟很长时间,如果过程中发现一些问题的话,还需要重新返给基层单位进行修改完善,然后再进行上述流程环节,整体工作效率大大降低。基层单位抱怨审批部门审批太慢,耽误工期,审批部门发牢骚指责审批东西太多,是其他部门审批太慢,轮到自己这里自然也就会延迟了,总之,各有各的理,对于这种现象,该企业管理人员也采取了很多方法,如加强对审批人员的考核,在规定的时间内审核完成,但是效果依然不明显,审批过程还是拉了很长的战线(具体审批流程详见下图)。到底问题的根源在哪里呢?如何有效地加以解决呢?该企业的管理人员陷入深深的思索之中。


 
【华恒智信分析解读及解决方案】
从上述问题可以看出:该企业出现了“文件旅游”现象。所谓“文件旅游”现象,通俗地讲指的就是一份文件从提出部门到最终的审核部门需要经过很多的部门,历经很长的时间,就像参加了一次长途旅行,在经过层层把关之后才最终完成。“文件旅游”现象,其实就是在过一道道的“权力关”,当某一事项每过一个部门,都会“遭遇”到“严重的审视目光”和“细小的利益考量”。对于“利益考量”姑且不谈,但是不管什么理由总会“耽搁”一段时间,这是造成工作效率低下的直接原因。
经过与该企业相关部门管理人员的认真沟通交流,华恒智信顾问团队认为出现这种问题的原因主要表现在如下几个方面:
1、承担该项工作,即承担施工组织设计与专项施工方案审批的主牵头部门主动服务的意识不强,在办理事项过程中没有严格的时间和频次限制,导致基层单位办理手续非常缓慢,效率低下;
2、在审批过程中,采取的是纸质版的文件的传递审批,导致审批过程只能是逐一部门进行,所需审批文件的基层单位需要往返于各个相关部门之间来办理审核手续,进度缓慢;
3、不同部门对于审批的重点不同,对于一些例外事项的审批可能存在不同意见,没有约定共同的时间来讨论沟通,致使时间延误。
针对所存在的问题以及出现问题的原因分析,华恒智信顾问团队建议在审批环节中以及对于“文件旅游”现象的解决措施为(如下图所示):

1、建立信息共享平台。通过电子办公系统来提高工作效率,排除逐一审批的情况,使得不同部门的审批程序可以同时进行。 
2、采取牵头部门负责制。对于牵头部门,要提高主动服务的意识,并对完成事项有严格的时间和频次限制,确定不同部门的审批进度,提高审批效率。
3、实行定期例会制度。牵头部门要定期组织各个相关部门召开沟通会议,及时将过程中所发现的问题予以解决,保证各部门间的信息交流顺畅。
“文件旅游”现象是企业中经常存在的现象,这与企业的审批流程息息相关,通过企业电子信息系统的完善、审批流程的优化,再加之人员的主动性和责任感,自然就可以杜绝此类现象的发生,从而提高工作效率。

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