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某资讯公司流程管理项目纪实

发布时间:2015-05-08 11:16 , 发布人:华恒智信分析员

——把握流程节点,明确信息传递

看似日常工作中简单的管理问题,却是困扰我们企业整体工作效率和绩效的关键所在,在过去很长一段时间内,公司总是存在一些琐碎的工作效率低下的问题,为了避免小的问题转变为大问题,我们及时提出了改革的要求,并且邀请华恒智信专家团队为我们提供专业咨询方案。
在为期2个多月的项目合作中,我们感受到了华恒智信的老师们扎实、专业的知识储备、犀利和深刻的问题分析,他们仅仅用了1个月调查、访谈、分析时间就提出了专业的解决方案,指出通过固化完成工作的时间节点、坚持“谁做事谁知道信息”、文字传递信息等解决方案。在其指导下,方案已经初步实施,目前进展很顺利。
相信在华恒智信咨询专家的帮助下,我们越走越好,也祝华恒智信越走越好!
——北京某资讯公司总经理
 
【客户行业】服务行业
【问题类型】流程管理
【客户背景及现状问题】
某公司是北京一家专门从事信息传播服务的资讯公司,成立于2000年,虽然企业成立时间不长,但是良好的市场前景、高端的信息化服务特色,使得该公司成长迅速,在短短的几年内就成为当地小有名气的一家公司。但是在发展过程中,也发现了一些管理中所存在的问题,如员工的工作任务往往出现延迟现象,员工的理由是工作太多,忙得顾不过来;当工作未按时或按要求完成时,员工总会以其不知道信息或者是别人未准时提供相关信息为由来辩解;相互配合的工作事项往往会出现推诿扯皮的现象,工作的延误到底是谁的责任,总是不能清晰地鉴定,因为一项工作的完成一般会牵扯到几个部门或者是几个岗位;当所需完成该项工作的人员请假或者是不在工作岗位上时,其工作往往就会因其不在而受到影响……
这些问题,看似不大,但是对于企业整体工作效率的提高却是有着重大的影响,也是企业整体绩效提高的桎梏;是企业领导所头疼的事情。 
【华恒智信分析解读及解决方案】
针对该公司在成长道路上所发现的问题,虽然表象是工作延误、责任不清等,但究其根源,问题的关键在于流程的是否合理。从工作出现延误的状况,可以看出工作效率的低下,而效率的不高与工作流程是否合理密切相关;从工作中信息传递不及时或者是不完备的情况,可以看出流程中信息传递的节点把握、信息应该传递给谁或者是信息到底该如何传递都需要加以明确;从工作中所牵扯到的需要部门之间或者是岗位之间互相配合的事项,之所以会出现扯皮现象,一方面可能是职责不清的原因,另一方面就可能是流程交叉点的设置不合理问题;从某项工作完成的人员无备份现象,可以看出流程设计过程中完成工作的人员设置是存在缺失的。
通过分析,针对该公司所存在的诸多问题,华恒智信顾问团队建议从一下几个方面来加以解决:
1、固化工作完成的时间节点。对于一些例行的工作事项,要将其完成的时间节点加以固化,这样就会让完成工作的人员有个时间标准,到了一定的时间就会去考虑或是检查自己的工作是否做了,就会给自己留出一定的时间来完成某项工作,为工作计划的合理安排奠定基础,不会由于事情太多而顾此失彼。
2、遵循“谁做事谁知道信息”的原则,即将一项工作的完成或是一项职责的履行,明确“信息中心”的角色。这个“信息中心”的角色者应该是具体做事的人。当一项工作的完成需要牵扯到几个人时,要将信息集中到具体亲自做事的人身上,即所有的信息都汇集在这个人那里,由其来合理选取和运用信息,保证工作的顺利完成。
3、以文字形式来传递信息。由于工作的完成需要牵扯到不同的部门或岗位,这样为了有效地鉴定责任、把握时间进度,所有的信息传递都应该以文字信息传递的方式进行,具体可采取的方式如:邮件、传真等。
4、一项工作的完成或一项职责的履行,要确定备份责任人,即有两个人员来负责该项工作或职责,一个是第一责任人,一个是第二责任人。只有这样,工作才不会因为个人的原因而掉链子。
5、变被动工作为主动工作的意识的加强。在相互配合的工作中,每一个人都是下一个工作环节人员的支持者,或者是需要别人的支持,我们在工作中不能坐以待毙,等着别人来支持你,而应该是主动去寻求各种信息支援,寻求别人的支持,这样才可以将工作真正做到位。
流程管理,是保证工作效率提高的关键;只有将流程中的各个节点把握好,才可以将工作做的更顺畅,让人员的效率迅速提高。

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