某博物馆工资管理系统研发项目成功案例纪实

发布时间：2023-08-15 17:01 ， 发布人：华恒智信分析员

——建立工资管理信息系统，提高管理效率

【客户行业】服务业；文旅行业

【问题类型】高效业务流程

【客户背景】

某国家级综合性博物馆成立于九十年代，近年来，随着上级政策改变，该博物馆开始由一类事业单位向二类事业单位转型。在此过程中，管理人员发现，该博物馆原有的工资管理制度办法不能再满足目前发展的需要，该博物馆原有的工资依照职级情况发放，大家都差不多，存在“平均主义”，工资核算较为容易。而转型后需要调动大家积极性去开展工作，“按劳分配”，这就需要人事工资管理部门对大量考核数据进行收集处理，并且只要人员稍有变动，例如调岗、调级、奖励、考核加薪等，人事管理部门就需要进行重新进行绩效薪酬的计算，耗费大量时间，且容易出现计算失误的情况，管理效率不足。为解决以上问题。该博物馆的管理层商讨决定，邀请华恒智信的专家老师们帮助搭建信息化工具，提高公司薪酬管理体系的管理效率。

【华恒智信问题分析】

华恒智信的专家老师们通过问卷、访谈等形式多次对该博物馆进行实地调研，发现该博物馆在工资管理方面存在一定问题：

一、人事部需要花费大量时间收集相关数据

该博物馆进行转型后，人事工资管理部门需要根据各员工的职级情况、考勤数据、绩效数据进行工资发放，所以在每月月底进行月度工资计算时，需要逐个部门进行相关数据的收集、分类，然后进行下一步的计算。部门间存在数据信息记录格式各不相同等问题，需要人事工资管理部耗费大量的时间进行数据整理，并需要与各部门负责人进行反复沟通确认，大大减低了工作效率；且经常出现部门部分数据信息丢失的问题，阻碍了后续工资的清算过程的进展。

二、绩效工资标准计算需要花费大量时间，且容易出现计算失误

该博物馆之前一直采用“平均分配”的形式，工资计算简单。但转型后，在总额有限的情况下，薪酬采取“切蛋糕”的方法，从上到下进行切分。但只要博物馆人员稍有变动，例如调岗、调级、奖励、考核加薪等，就要全部重新进行计算，需要耗费大量的时间和精力。并且，大量的计算工作也很容易出现失误，导致员工的绩效工资发放错误，可能会出现员工提出质疑，而人力资源部人员需要返工重新计算的情况。以致于大家都感到疲惫不堪。

三、年终奖励的发放缺少量化数据的支持，缺乏激励作用

目前，该博物馆对员工绩效工资进行“按劳分配”，但在进行年终奖励的发放时仍秉持“平均主义”，统一为每位员工发放同样的奖励。然而，华恒智信的专家老师在对此提出疑问时，管理人员表示此番实在是“无奈之举”，因为，如果按照员工实际表现进行奖励的发放，就需要耗费非常多的时间去对一年的情况进行收集与整理，带来大量的管理成本，而日常的数据记录也不完整，难以发挥支撑作用。

【华恒智信解决方案】

在对该博物馆的现状问题有了初步了解后，华恒智信的专家老师提出了多个解决思路，经过多层次分析后，最终建议在完善目前薪酬体系基础上，引入工资管理信息系统是解决该博物馆现存问题的最优方案。该系统主要包含3个子系统，分别是：绩效工资标准计算系统、月度绩效工资核算系统和年终积分奖励管理系统，可有效解决公司现存问题。

一、月度绩效工资汇总、核算系统

该系统的设计主要是为了解决人事工资管理部在计算绩效工资前需要耗费大量时间收集和整理各部门各项日常工作记录数据的问题。线上信息化系统的引入，可以打通各部门数据壁垒，实现线上线下互联互通。人事工资管理部不再需要每月督促各部门进行有关数据的发送，系统会定时提醒各部门上传各项数据信息。例如，每月的最后一天早上，各部门负责人的电脑上会自动弹出提醒“今天是数据上传的最后一天哦”，实现数据的高效收集。另外，该系统也支持手机同步使用，保证各部门可随时随地上传本部门的考核数据信息。信息收集接受后，系统可自动计算生成月度、年度绩效工资数据，并实时传输到人事工资管理部门界面，有效减少了有关人员的工作量。

二、工资标准计算及总额管控系统

该系统主要解决传统的绩效工资标准计算需要耗费大量时间，且容易出现计算失误的问题。华恒智信的专家老师在系统中已设置好职级系数、责任（管理）系数，后续该博物馆人事工资管理部输入岗位人数等基本情况后，只需调整各项比例及基数，系统就会按照不同的人员、岗位执行工资标准计算，自动生成各类人员各岗位的绩效工资标准，计算结果准确率100%，不会再出现计算失误再次返工的情况，并且节省了大量的时间和人力成本。

三、年终积分奖励管理系统

为解决年终奖励的发放缺少量化数据的支持的问题，项目组支持建立了年度价值贡献积分体系，引入了多项价值创造积分，并及时开展记录工作。该体系提供强大的数据统计汇总与分析功能，“纵向到底、横向到边”，将各部门每月的日常工作过程动态记录全部上传到工资管理系统后，该系统可自动进行汇总与分析，形成每位员工的年度报表，包含人员考勤、考核情况、培训情况、创新改进、奖惩情况等等，并自动将各月、各年情况进行分析对比，形成员工成长动态曲线，为其下一步的发展提供科学的建议，也为领导的各项决策提供数据支持。

另外，该系统也可进行“横向”上的分析对比，将每位成员的年度综合表现进行排序，为该博物馆年度奖励的发放提供依据。

【华恒智信总结思考】

随着公司规模的不断扩大，其原来的管理制度逐渐被淘汰，各种管理问题也逐渐显露，各行各业皆是如此。华恒智信的专家老师对大量企业进行调研提出，大部分企业的管理问题集中在管理效率低下，人力、时间浪费巨大上。针对如此问题，专家老师提出在数字化经济时代背景下，引入信息化管理系统是有效解决公司管理效率低下，科学性不足的手段之一。

信息化管理系统作为新时代的产物，在提高管理效率，促进管理和决策科学化上具有突出优势。华恒智信也为多家企业设计定制了信息化管理系统，并获得了客户公司的一致好评。