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某知名经济开发区绩效管理体系建设纪实

发布时间:2015-05-08 17:09 , 发布人:华恒智信分析员

——建立分层分类的考核体系,量化职能部门考核指标

【所属行业】政府机关 经济开发区
【问题类型】绩效考核
【客户背景】
某国家级高新技术开发区成立于改革开放后,位于三省交界处的九江(化名),是直接由省委省政府创办的全省首批高新技术开发区。该开发区面积200平方公里,人口25万人。历经近二十年的发展,在省委省政府的高度重视下,某开发区坚持以项目为先,以招商为重,营造良好环境,改革管理体制,充分发挥高速公路、铁路、水路、航空等多种方式联运的大交通格局的区位优势,形成了以生物技术和电子信息产业为中心的高新技术格局,吸引企业五百余家,地区年生产总值300亿元,多次被评为“先进开发区”、“最佳投资开发区”。随着这些年来上级的各项利好政策的出台,各大型企业的入驻,开发区面临着促进经济扩张、管理人口上涨的挑战,在对经济发展的不断追求,以及对上级政策变化的不断跟进过程中,现有的绩效考核体系越来越落后于新的形势。
在上级指导下,该开发区几年前就开始进行对职能部门的绩效考核,每年制定考核办法,并将考核结果作为树先评优的重要依据。虽然已经经过上下多方的积极探索,但是在实际管理过程中,在绩效考核中仍然存在不少难以克服的问题,比如:领导干部感觉工作量过大,基层员工混日子;各部门考核结果差距不大、轮流坐庄;对于考核结果也赏罚不明,导致大家抱怨声声四起等一系列问题。为了使绩效考核能科学合理,该开发区的领导层经公开招标,最终选择了北京华恒智信人力资源顾问公司进行此次绩效体系项目的合作。顾问老师进行现场调研,帮助设立绩效考核体系,完善人力资源管理体系,调动广大领导干部的积极性,促进开发区的进一步发展。
【现状问题及分析】
通过对开发区的现场调研以及各层干部及员工代表的访谈,华恒智信项目组的顾问老师们发现现行的绩效管理还处于起步阶段,没有建立起一套可行的办法。对职能部门的考核原本就是绩效考核中的难题,对于这些开发区的各职能部门的管理人员的考核加之之前就缺乏量化的考核指标和完善的考核体系,这才导致了眼下出现的这一系列的管理问题,经过分析,这些问题主要表现在三个方面:

1、绩效考核太过笼统,没有形成体系,考核随意性大、缺乏公信力。现行的绩效考核体系只是一个定性的制度文件,表明了考核必要性,简单地进行了方向指导,却没有一套具体指标和量化的体系可供操作。在实际考核中,各级领导、各部门和广大职工对这些定性指标凭各自的理解进行考核,经常出现多种考核标准互相冲突的现象,导致考核中扯皮推诿时有发生。考核人员也无法界定谁的工作量更大,谁的工作质量更优,只能诉诸领导。而领导也陷入困惑,只能靠个人感觉进行评分。以致在领导面前表现好的更有利,考核随意性过大,考核结果没有公信力,要么差距极小,多个部门都是先进,要么差距过大,抱怨四起,人人都觉得不公平,也正因为如此,无法执行一套公认的奖惩制度。
2、责任没有得到有效分解,主要领导工作量过大,普通员工却工作清闲。主要领导有上级的任务指标,然而各部门不愿承担急难险重任务,导致上级重任在肩,下面却工作清闲。领导强行分派任务给部门,无论完成完不成都难以体现在绩效考核中,因为接到任务的部门想加大这方面权重,其他部门却不同意。有的部门在考评中不愿意加大对急难险重等中心工作的考评,更反过来加重了职工吃大锅饭、不主动去完成中心任务的现象。
3、赏罚不明,考核结果没有约束性和激励性。在开发区的考核结束后,只有简单的公开表彰或者批评谈话,各部门干好干坏得到的结果差不多,而上级奖励的优秀单位、优秀个人往往有好几个,无论给谁都容易引起不满。而在该政府机关中,依然存在着身份管理为主,“能上不能下,能进不能出”的现象,约束不足。在激励和约束不明确的情况下,广大干部职工难以发挥积极性,抱着多一事不如少一事的态度,工作效率低下。
面对这些问题,领导管理层也感到有心无力,也没有能让大家都能信服的一套管理办法,加上各方面的掣肘导致有任务无人完成,有部门没工作量,有考核没有结果,因此,希望能借助专业从事人力资源管理咨询的华恒智信团队来帮助建立公平、公正、有公信力的一套绩效考核体系,真正发挥绩效考核的作用,调动各层干部职工创先争优的积极性,奖优罚劣,提高工作绩效。
【解决方案】
针对该开发区现状以及绩效考核管理的问题,结合对开发区领导层的需求,华恒智信顾问专家们提出以下解决方案:

1、建立科学完整的绩效考核体系,结合各部门不同情况设置分层分类的考核模块。在深入了解开发区现在的战略发展方向和前景的基础上,通过梳理开发区各部门的日常任务、年度指标、核心任务,结合上级的指示性文件,建立了一套细化的绩效考核体系,包括了具体到本单位的考核制度,划分为十个大项近百小项的考核指标,以及考核结果的结果分析图表。考虑到各个部门都有共性的任务如管理规范,也有各自的职能工作,除此之外还有核心工作的要求,在建立考核体系时,细分各个任务为十项指标。通过细致的模块分类,保证兼顾到每个部门在不同任务上的工作量和贡献度,保证合理地拉开了各个部门的结果差距,又不会造成全盘否定的不公平现象。各个部门在考核中使用同一套体系,减少了人为因素,而通过权重的设置,又抓住了不同职能部门在不同任务上考核的侧重点,最终得出让人信服的考核结果。
2、建立量化的考核指标体系,加大中心工作的权重比例。对职能部门的工作量化向来是个管理难点,这不仅仅是对这个行业或这个单位,华恒智信作为一直在为企业提供专业人力资源管理咨询服务的第三方,通过对大量的企事业单位进行调研诊断和管理咨询,发现职能部门考核难量化、难公平的问题普遍存在于各行各业。然而对职能部门的绩效考核往往又是一个企业、单位考核的重点,因为职能部门是管控部门,直接影响着整个单位的运作,而绩效考核又往往承担着激励员工、选拔人才、建立人才梯队的重要作用,对整个公司的文化建设更有深远影响。绩效考核的不准确、不公正,直接导致员工对公司失去信心,对发展没有期望。鉴于职能部门不同于业务性部门,工作量难以统计,更无法直观地进行比较,为了保证考核结果的公平公正,华恒智信的专家老师创造性地通过建立日常管理的数据记录,记录工作任务完成情况,对每人每日、每月、每季、每年的工作进行量化痕迹管理,各项工作实现量化统计,为绩效考核提供客观数据支持。每个考核模块都被分为多项细致的考核量化指标,既覆盖了全部的工作量,又保证了考核结果的公信力。而在量化系统的设置中,针对开发区目前的核心发展要求和领导的需求,项目组老师们特意将中心任务从其他任务中提炼出来,作为一个共性指标加大了权重,使各干部职工积极完成任务的有加分,没有完成的不惩罚,偷懒拖延的减分,从而调动干部职工的积极性。
3、将考核结果进行合理运用,配合其他人力资源管理办法一起发挥体系化作用。绩效考核体系的直接目的就是调动职工积极性,提供赏罚的依据,如果考核结果不能被合理运用,就会失去约束力和激励效果。项目组老师们结合本开发区的实际情况,一方面将考核结果与薪酬体系挂钩,绩效考核的得分多少直接决定了各个部门从上而下的薪资水平,考核优异的还可以得到上级的额外奖金;另一方面,考核的结果作为干部任用、晋升、培训、调整的重要依据,如果多次考核不合格,还会受到降职免职等严肃处理。同时,将日常的工作表现结果直接跟最终的晋级评优挂钩,更是激励了大家把工作重心放在了日常实际的工作表现中,而不是年终送礼和领导面前表现等在一些职能类岗位常见的不健康现象。通过奖优罚劣的硬性要求,发挥了绩效管理的作用,引导职工行为,促进组织绩效的提升。
此外,为了保证考核结果的实用性,后续使用能简单直接,尽快改变之前职工对考核的不信任感,华恒智信的老师们还帮助该开发区设计了一套与考核体系配套的人力资源软件系统来支撑后续这套绩效办法的落地,并提供在落实考评细则时开展相关的培训和疑难解答,保证此次项目的落地执行。
【华恒智信总结】
绩效考核体系作为人力资源系统中不可或缺的一环,不仅发挥着检查与控制各单位各项工作的作用,而且能及时的反映出各级干部员工的工作状态与工作能力。绩效考核的科学有效,能够促进准确的评价,激发大家的积极性。通过与之配套的薪酬、晋升、培训等人力资源其他模块,将考核结果进行合理运用,可以有效提升员工工作质量,促进组织整体绩效的提升。
华恒智信通过对大量的企事业单位进行调研诊断和管理咨询发现,如何建立起科学有效的绩效考核体系仍然是现在很多企事业单位普遍存在的问题,其中由于职能部门工作的特点,对这类人员的考核往往更是考核中的难点。在实际的管理工作中,有的企业可能把对业务部门的考核方式“照猫画虎”的生搬硬套到职能部门来,出现了得分太过接近或差距过大的现象,直接导致员工对考核的不信任和对考核结果的不认同,而这种集体的不认同又导致企业无法对所有人进行奖罚,没有奖罚又难以发挥考核的作用,这样的恶性循环下来,终于产生了“大锅饭”现象、员工不配合、考核成本高等问题。殊不知企业的绩效考核体系的建立,需要基于不同的部门定位与特点,根据不同的岗位类型,进行差异化的设计,不能一概而论。针对这些问题,华恒智信的专家老师提出建立分层分类绩效管理体系的解决方案,并创新性的设计出了量化职能部门考核指标的方法,截止目前,已将此类方法成功应用于企业中,解决了不少于三十家企业的绩效管理难题,得到了客户方的高度认可。

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