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索芙特:岗职规范如何设计?

发布时间:2016-02-01 , 发布人:华恒智信分析员

对于一个企业来说,若是没有明确岗位职责的重要性,岗位职责没有规范,员工权责不清晰,就会出现执行不力、计划滞后等问题,严重影响的企业的运营与发展。本文以索芙特公司的岗位职责规范为例,分析员工管理标准化手册的设计编写办法与职业化管理路径。
【关键词】冰山模型 岗位规范 职业标准
为更明确地将责、权、利落实到公司每们职员身上,规范工作行为,明确工作责任,制定工作目标,倡导相互竞争,特拟定以下岗职规范及考核标准: 
一、 营销公司总经理
(一) 工作权限
1、 在集团总裁授权范围内,对本公司的经营活动、人员调配有决策权的指挥权。
2、 在集团总裁授权范围内有权与客户签订产品销售合同。
3、 有权召集本公司职员开会。
(二) 岗位职责
1、 围绕公司制订的销售目标,根据市场上的销售动态,拟定销售策略及销售计划。
2、 安排、督促、检查、直辖市、考核本公司职员工作,掌握公司工作进展。
3、 根据公司要求,负责销售资金回笼,网点覆盖率的考核。
4、 收集和反馈市场信息,为公司决策提供依据。
5、 协助财务部清理逾期未付货款。
6、 加强销售费用管理,严格控制销售过程中的劳动、资金损耗,提高经济效益。
7、 接洽公司销售战线上的一些重要客户,做好客情工作。
8、 严抓各办事处的账务管理,及时报账,及时交账,及时处理各种账务问题。
9、 每月按实际销售情况和网点覆盖情况以书面形式向集团总裁汇报,同时附上市场拓展建议书。
10、 严格遵守公司的各项规章制度、不迟到、不早退,不旷工。
二、 内勤人员
(一) 内勤主管
1、 工作权限
(1) 在经理授权范围内有权对所有内勤售货员工作进行督促、检查。
(2) 在经理授权范围内有权审核外勤人员的费用。
(3) 在经理授权范围内接洽一些来访客户。
2、 岗位职责
(1) 协助储运员按发货要求开具以货单。
(2) 妥善做好公司下发的各种文件资料存档工作。
(3) 认真做好来询、信函、电话、电报、传真的记录、回复工作。
(4) 检查内勤人员各项工作,发现问题及时更正并报告总经理。
(5) 督促内勤人员做好办公室卫生清洁工作。
(6) 审核分公司(或办事处)销售费用。做好销售科销售费用月、季、年报表。
(7) 严格遵守公司的各项规章制度。
(二) 储运员
1、 工作权限
(1) 有权拒发手续不全的产品。
(2) 有权拒发残损、过期等不符合出公司要求的产品。
(3) 有权拒收不符合公司规定的退货。
2、 岗位职责
(1)按分公司(或办事处)订货计划做好要车发货,与运输部门(单位)衔接好,保证运货车辆及时到位。
(2) 配合仓库保管,按内勤主管开具的发货单发货。
(3) 及时办理运输费用,做好运费月、季、年报表。
(4) 及时接收办理分公司(或办事处)合理退货,做好公司产品退货及损失月、季、年报表。
(5) 严格遵守仓库原则,严禁将火种带入仓库。
(6) 严格遵守公司的各项规章制度。
(三) 会计
1、 工作权限
(1) 在经理授权范围内有权审核分公司(或办事处)销售价格。
(2) 在经理授权范围内审核分公司(或办事处)有关账务。
2、 岗位职责
(1) 审核分公司(或办事处)销售价格及有关账务,及时如实将情况报告经理,
(2) 按发货单及时入账,及时登记办事处回款,及时与分公司(或办事处)结算回款,做好分公司(或办事处)月回款表。
(3) 及时按储运员办理好的退货入库手续开具红单入账。
(4) 做好与分公司(或办事处)及财务的衔接工作,及时办理各种账务。
(5) 做好现营销公司销售结算月、季、年报表及账务办分析报告,找出问题及时纠正,做到办事处账表与内勤相符。
(6) 督促分公司(或办事处)按计划要求做好销售与之核对。
(7) 每月底做一份产品销售结存报表供经理掌握资金回笼工作进度。
(8) 经常提供有助于改善收各制度,提高经济效益的合理性建议。
(9) 严格遵守公司的各项规章制度。
(四)电脑打字员
1、 工作权限
(1) 有权拒绝打印与工作无关的文件。
(2) 有权拒绝打印再三更改文件。
2、 岗位职责
(1) 爱护电脑,保持电脑清洁,正确掌握开、关机程序,用后将电脑盖好罩布。
(2) 节约用纸,提高废纸利用率,减少纸张浪费。
(3) 坚持先来后到的原则,特殊情况(如文件重要、紧急)可优先打印。但须经理同意。
(4) 打印文件夹要细心。尽量减少错漏且要讲究打印时间效率。
(5) 工作态度端正,服务周到,严禁无帮拒绝打印要求。
(6) 严格遵守公司的各项规章制度。
(五) 搬运员
1、 工作权限
(1) 有权拒绝搬运手续不全的货物。
(2) 有权拒绝搬运不符合出公司要求的货物。
(3) 有权拒绝非销售业务范围内的搬运要求。
2、 岗位职责
(1) 严格遵守仓库规定,禁止将火种带入仓库,讲究清洁卫生。
(2) 听从储运员及仓库保管员指挥,将货物及时按“小心轻放,上轻下重、分类整齐堆放“的原则上下车,协助储运员、保管清点货物。
(3) 态度端正,工作积极,爱护产品,严禁偷盗行为。
三、 分公司(或办事处)人员
(一) 分公司经理(或办事处主任)
1、 工作台权限
(1) 在经理授权范围内有权与客户签订产品销售合同。
(2) 在经理授权范围骨对分公司(或办事员处)的全盘经营有决策权和产品调拨权。
(3) 对分公司(或办事处)人员有管理和监督权。
2、 岗位职责
(1) 根据销售公司销售目标分解成的办事处销售目标制定分公司(或办事处)工作计划及销售策略。
(2)安排分配分公司(或办事处)人员工作内容及市场区域范围,将分公司(或办事处)销售目标明确合理地分解成分公司(或办事处)每位业务员销售任务。
(3) 严格控制分公司(或办事处)各项销售费用的开支,加强费用管理,大笔费用开支需经经理批示,以减少不合理开支。
(4) 检查业务员的铺货、陈列、客情工作以及账务员的账务工作。
(5) 做好分公司(或办事处)重要客户的客情工作,处理好分公司(或办事处)日常工作业务。
(6) 维护公司复兴,根据销售进度制度销售计划,要货计划及资金回笼计划,详细了解产品库存结构及时调整以减少退货及库存,加速资金回笼。
(7) 做好办事处促销活动及订货会的计划,经公司领导同意后认真实施。
(8) 每天填写工作日报表,对当天工作进行回顾总结,提出工作中和检查中发现的问题及解决的办法、建议。
(9) 每月5日前上交月办事处工作总结报告,提出情况分析报告及资金回笼情况报告(三份报告可三合为一)。
(10) 每月到各往来单位对账一次,做好常年对账单,发现问题及时报告经理。
(11) 认真完成自己所负责市场区域的销售任务及回款任务、分销任务、分销目标。
(12) 严格遵守公司的各项规章制度。
(二) 业务员
1、 工作权限
(1) 在公司经理(或办事员主任)授权范围内与客户签订产品销售合同。
(2) 在分公司经理(或办事员主任)授权范围内有权进行产品调拨。
2、 岗位职责
(1) 每月5日前制定所负责市场区域的销售计划、回款计划。掌握客户库存及结构,及时调整和补充货源,供货要求品牌全、批量小,勤供快结。
(2) 处理好客户关系,梆好客情工作,每星期至少到主要客户拜访两次,到次要客户拜访一次,加强与客户联络,每天填写工作日报表,详细填写当天工作情况,拜访客户情况,销售及货款回收情况以及明日的工作安排。
(3) 认真做好柜台陈列工作,督促市场员按公司货架管理要进行货架陈列管理。
(4) 加强管理,及时回收货款,服从办事处经理安排。
(5) 每月5日前上交上月所负责市场区域的市场情况分析报告、工作总结报告及资金回笼报告(三份报告合三为一)给分公司经理(或办事处主任)。
(6) 做好所负责区域市场的促销计划、助销计划给分公司经理(或办事处主任)。
(7) 检查市场价格的执行情况,搜集市场信息。
(8) 完成所负责市场区域的销售目标及分销目标。
(9) 工作台态度端正、主动、积极、有吃苦耐劳的精神
(10)每月到往来单位对收一次,做好常年对账单,发现问题及时报告分公司经理(或办事处主任)处理。
(三) 账务人员
1、 工作权限
(1) 有权拒开低于限阶的清单。
(2) 有权拒开不符合税法的发票。
2、 岗位职责
(1) 根据业务员的要求准确无误地开具发货单及税票,发货单须注明件数,每开一张调拨单、税票必须有经办人签字方可拿走。
(2) 妥善保管分公司(或办事处)现金、调拨单、税票、合同、计划及其他有关凭证和文件资料。
(3) 公司到货及给客户发货后及时按单据内容准确登记仓库账及商家明细账。
(4) 及时将分公司(或办事处)现金及转账货款电汇回厂。
(5) 每月到开户行对账一次,每星期跟仓库保管对账盘点一次,发现问题及时报告分公司经理(或办事处主任)处理,做到账账相符,账符相符。
(6) 每月3日前上交上月分公司(或办事处)资金回笼情况、分公司(或办事处)应收账款明细账给分公司经理(或办事处主任)处理。
(7) 每月5日前上交分公司(或办事处)上月账务报表(返利、费用)及销售报表。
(8) 遵守公司的各项规章制度,按工作要求和标准严格实施,服从工作安排。
(四) 仓库保管
1、 工作权限
(1) 有权拒发手续未全的货物。
(2) 有权拒绝闲杂人员进入仓库。
(3) 有权拒绝私人物品占有仓库。
(4) 有权拒收残损过期的货物。
2、 岗位职责
(1) 对入库商品及时、细心验收,按实收数签单入库,并对入库后的商品负责,如有短少损失负责赔偿。
(2) 依据产品性能进行分类,贯彻先进先出的原则。
(3) 加强产品养护,注意仓库通风、防潮、保持货垛整齐、防止虫蛀、鼠咬、霉烂、变质、减少损耗。
(4) 保持仓库环境清洁,做到每天一小扫,每周一大扫,地上无垃圾,货上无灰尘。
(5) 每天对产品进行清点,账货相符,如有问题及时报告经理。
(6) 每周报告库存结构及数量一次。
(7) 产品出库时当面点清,如错发,多发造成损失负责赔偿。
(8) 严格遵守办事处所规定的作息制度,准时上下班,有病、有事须向经理请假。
(五) 送货司机
1、 工作权限
(1) 对违反交通规则,不符合载货规定的有权拒绝行驶。
(2) 有权拒绝非经理批准的用车。
2、 岗位职责
(1) 关心货物运输,认真监装,堆叠稳固,重不压轻,确保产品完好,如有破损、短少由司机负责赔偿。
(2) 遵守交通法规,操作规程,遵守驾驶员规定。
(3) 服从办事处经理安排。
(4) 货物送出后有客户(收货人)签章。
(5) 工作诚恳,吃苦耐劳,责任心强。
(六) 市场代表
1、 工作权限
(1) 在分公司经理(或办事处主任)工作安排下有权对促销员、业务员进行工作监督。
(2) 在分公司经理(或办事处主任)授权范围内有权洽谈商场陈列事宜。
2、 岗位职责
(1) 每月5日前反上月商场信息汇总,填写《零售商场卷尺。美工刀占有率分析表》上交分公司经理(或办事处主任)。
(2) 严格认真检查市场陈列及铺货情况和价格情况,每月5日前上交上月市场情况调查表于分公司经理(或办事处主任)。
(3) 对市场陈列进行维护、补充,经常保持陈列品完整与清洁,在可能情况下张贴POP广告。
(4) 签订商场陈列协议,信息员协议,较为系统地对客户进行分类,写《客户资料卡》,有关陈列费用及信息员报酬标准须经分公司经理(或办事处主任)同意。
(5) 每月5日前按照陈列协议、信息员协议内容检查上月陈列情况及信息表惧,严格支付陈列费、信息费。
(6) 每月5日前上交上月工作台总结,写出工作心得及提出合理化建议。
(7) 每天的工作要求高质量完成,每天填写工作日报表。
(8) 对同行业的促销活动及时准确以书面形式汇报促销方式、内容、品种、数量、金额及销售情况,上月幅度及时对策。
(9) 严格遵守分公司(或办事处)的规章制度,工作态度端正,责任心强,吃苦耐劳。
(七) 促销员
1、 付酬标准
(1) 完成月销售计划则发放底薪(基本生活费)。
(2) 按销售的百分比提成奖金(浮动)。
2、 岗位职责
(1) 每天做好柜台商品库存账。
(2) 探险公司货架管理标准维护产品陈列。
(3) 主动、热情、耐心、规范地接待顾客,介绍产吕发及回答顾客疑问,对顾客较重要的疑问及建议用笔记录下来。
(4) 搜集同类产品销售信息发及促销措施并及时发书面或电话形式向分公司经理(或办事处主任)汇报。
(5) 每天如实填写销售记录表及赠品发放记录表,严格按公司要求保管和发放赠品。
(6) 服从办事处工作,积极参加分公司9或办事处)召开的有关会议。严格、遵守商场及办事处的规章制度,按时上下班;着装整洁大方,提高工作素质和形象。
(7)认真完成分公司(或办事处)下达的销售计划。
(八) 直销员工作考核细则
1、完成下达基本任务 万元,汇款方式:现款现货。
2、必须在规定区域内销售产品,每天必须有 家进店数(每家进货要有公司 种发上品种),全月台票 家进店当选。
3、 每天详细登记销售数量,品牌及客户的名称、地直和电话。每日填写《直销员每日销售情况登记表》。
4、 所有管辖区域内POP宣传(彩旗、粘帖等助销材料)。
5、 直销员每日上班,须佩带直销员证,端正公司形象,服从分公司(或输处)的管理和安排。
6、 每天按时上班,有事请假,遵守分公司(或办事处)规章制度。

华 恒 智 信 点 评
索芙特公司对不同部门的员工设定编写了岗位规范及考核标准,目的在于实现职业化管理,而仅以工作中的权限和岗位职责为主要内容的标准不免太过于片面单薄,效果欠佳。
除此之外,案例中的岗位规范只涉及“职责”和“权限”是远远不够的,根据冰山模型,员工职业化管理可以归纳为三个层次:职业行为,职业技能,职业素养。这三个层面缺一不可,只是对于不同的岗位均有所偏重。
由此,在具体的职务描述与岗位规范设计上,华恒智信认为一个规范的职务说明书应包含:职务基本信息、职务目的、管理权限、工作关系、责任范围与影响程度、工作业绩衡量标准、任职的基本要求和高绩效的要求、薪资收入标准与变化的条件与要求。一套完整的职业化手册也应涵盖行为规范与形象规范,工作规范、工作程序与标准要求以及胜任标准和相关职业操守。
简单的设立标准是缺乏保障的,还应在这一体系的基础上严格执行并配套地制定相应的检查制度,确保执行的准确和持久,例如设立检查小组、建立激励制度、完善惩戒制度等。除此之外还需设定例外事项处理程序、授权标准和处理原则等内容,实现职责全覆盖。从而逐步让任职者真正了解自己的行为技能与职业化之间的差距,在职岗位的标准,同时也为职业化培训OJT提供了准确的参考依据。


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