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打破岗位垄断,合理决定元老级员工的去与留

发布时间:2018-07-11 , 发布人:华恒智信分析员

很多初创期或发展期的企业都存在以下问题:某个岗位由元老级员工长期从事,该员工掌握着岗位的全部资源和信息,任何人都很难在他的工作上插手。这种岗位垄断既不利于各项工作的开展,也会影响企业的长期发展。那么,企业该如何决定这类元老级员工的去留?
我是一家小型工艺设计公司老板,人员规模在60人左右。这几年,公司发展速度较快,组织架构也不断完善,目前,正是快速扩张时期,公司需要一个行政人事主管,专门负责公司内部行政与人事工作,使公司内部管理逐步走向规范。
但该岗位现在是空缺,只有一个任劳任怨行政人事专员,这个小姑娘自从我创业以来,就一直在公司里,大概有六年的时间了,创业前期经常因为人事行政工作加班加点,我对她非常信任,并在公司公开场合多次对她进行点名表扬,她在公司也好像有很高的威望,如果她的能力再好一点,行政人事的管理工作,我肯定是交给她来做的。
最近,我招聘了一个行政人事主管,这个主管雷厉风行,做事效率高,能力强,我比较认可,但奇怪的是,不到两个月她就离职了。
后来我又陆续招聘了几个行政人事主管,奇怪的是招聘来公司的行政人事主管每个待得时间都不会太长,“走马观花”似的一个接一个的换,我也试图和这些离职的行政人事主管聊过,但我感觉他们并没有说出真正离职的原因。
有一天中午,我和一个部门主管在电梯门口碰上,我们相约一起去吃饭。我和他聊了关于公司行政人事主管为何总是待不了多长时间就离职了,他说是因为那个行政人事专员小姑娘的原因,很多时候,在公司新来的行政人事主管推动什么工作都推动不了,因为这些主管都得不到这个行政人事专员的支持和资源上的帮助,另外,因为您对这个行政人事专员很信任,她在很多时候,都有可能会代表您在公司内部发声,她很多时候就被称作您的“代言人”了。
比如上次有个新来的行政人事主管说要公司各个部门的人都提交一份信息表,但是没有人理会这件事情。但行政人事专员一说,大家纷纷都交上了。其实,很多事情,是这个岗位上的专员不给予行政人事主管以支持,导致无法开展工作。
被部门经理这样一说,我好像明白了行政人事主管为何总是待不住了。回去后,我找这个小姑娘单独进行了沟通,但效果不是很明显,后来招聘的主管也纷纷离职。
但是这个小姑娘任劳任怨,公司行政人事工作基本全部承担,但是能力上有较大欠缺,短期内不能满足公司发展需求,对于像这样“元老”级别的任劳任怨的行政人事专员,我是该辞退还是留用?

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很多初创期或发展期的企业都存在着这样的问题:企业中某个岗位由一个元老级员工长期担任,这个员工全权负责这个岗位的所有职责,也掌握着该岗位的全部资源和信息。长期下来,这个员工就会对该岗位具有类似“垄断”性质的权利,其他员工甚至是该员工的上级都很难插手他的工作。这就导致如果该员工不配合工作的话,工作任务就难以顺利进行。这种情况就是岗位垄断。
岗位垄断对企业有诸多不良影响。首先岗位垄断极易使员工产生倦怠情绪。表现为若员工长期从事同一岗位,工作的重复性很容易使员工感到自满,导致绩效水平难以提升。其次由于该员工掌握了该岗位的全部资源、信息和权力,这可能导致官僚作风慢慢滋长,使得该员工变得不容易沟通、合作,导致工作难以开展。最后,若岗位完全由一个员工担任的话,容易造成组织对员工的过分依赖,一旦该员工休假离开岗位或突然离职,就会对工作的继续开展造成很大的麻烦。
那么企业该如何打破岗位垄断,合理决定元老级员工的去留呢?华恒智信团队认为可以从以下几方面入手。
一、做好岗位设计,明确岗位分工
无论处于哪个发展阶段,企业都不应在岗位设计上敷衍了事。明确、清晰地岗位职责说明能够保证员工以明确的分工开展工作,也有利于工作任务的权责分明,保证一旦工作任务出现问题时就能够直接对接到明确的员工。因此,企业在进行岗位设计时,首先要清晰地说明该岗位的职责范围和工作内容,确保员工在看到岗位说明书的时候能够明确自身的工作任务;其次,企业在岗位设计时要尽量避免两个或多个岗位出现职责重复或交叉的现象,这样既能降低人力成本,又能保证工作开展的更加顺利;最后,企业应明确岗位的权利,保证不同岗位之间权责利分明,这样一旦工作出现问题就能明确是哪个环节、哪个员工出现了问题。
同时,作为领导一定要明确对每个岗位的责权利态度,并通过适当的方式表达给员工,如案例中,如果该领导在新的行政人事主管上任之后,能在公司范围内强调其重要性,让各部门加强对其工作的配合,通过此方式也能避免其工作难以开展的局面。
二、采取岗位轮换,避免岗位垄断
采取岗位轮换的方式可以使原本处于垄断岗位的员工不得不因为一种比较合理的理由将其手中的资源和信息交接出去,轮换到其他岗位。因此,岗位轮换可以避免企业内的某个员工全权掌握某个岗位的所有资源、信息,从而避免岗位垄断。岗位轮换不仅可以防止岗位垄断,更有不少积极影响,比如解除职业疲劳、提高员工工作的新鲜感和积极性、增进部门或岗位之间的相互理解和合作等。多岗锻炼使员工全面了解企业业务、开拓视野,同时培养了复合型人才和后备人才,避免了思维僵化,给团队带来了新鲜血液,有利于企业的创新。
三、加强团队合作,避免专人专职
对于某些关键或容易产生岗位垄断的岗位,企业可采取多人一岗、团队合作的方法来避免专人专职导致的岗位垄断。此外,团队作业不仅可以吸引更多员工关心、理解、支持某项工作,还能充分发挥每一个参与者的特长及能力,使员工相互了解各岗位的工作内容,培养员工一专多能以及团队合作的习惯。
四、合理晋升元老级员工,招聘新员工
企业对待元老级员工的态度应该做到珍视与尊重,但这种态度是以元老级员工能够实现较好绩效为前提的,而不是一味地偏袒,一味地偏袒极易造成岗位垄断的现象。为了避免这个问题,企业应该设置较为合理的优胜劣汰的机制。对于那些在企业贡献多年、且一直以来的绩效水平都处于较高水平的元老级员工,企业应该为其提供恰当的晋升机会。这样不仅能避免其一直待在某个岗位上而造成岗位垄断,也能提高元老级员工的满意度和忠诚度。而对那些绩效水平不高、已经难以跟上企业发展的脚步的元老级员工,企业领导要通过阶段性沟通让员工了解自己的不足,给予其进步的周期,如效果仍然不理想,企业则不能心慈手软,而是通过降级、换岗或辞退等方式使其脱离其原有岗位;同时通过外部招聘或内部晋升来获取更适合这一岗位的人才。


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