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用职位说明书管理员工

发布时间:2016-06-23 , 发布人:华恒智信分析员

职位说明书作为人力资源管理工作的基础,几乎是每个公司都有,但是许多企业却将它束之高阁,那么企业究竟应该如何用职位说明书来管理员工呢?Z公司通过职位说明书,成功的提高了组织绩效和员工满意度。
【关键词】职位说明说  员工管理
Z公司设计部的员工流行一句口头禅:“有事找领导”。意指你有什么事情不要跟我说,先跟领导讲,让领导安排,我的工作是领导安排的,我无权做主。
这让那些到设计部办事的员工很是头疼,事情无论大小都要经过设计部经理,经理在岗位还好,偏偏经理又是个忙人,有时不得不电话请示,但不请示又不行,没有领导的指示,设计部员工不给办理,或者不敢办理。
在去年年底公司的员工满意度调查中,该部门经理领导风格中的授权一项得分为零,就是说没有一个员工对经理的授权感到满意。没有授权获得了10多个员工的一致通过,这不能不说明该经理的管理风格存在问题。
探究两件事情的背后,可以发现,这个部门的员工没有职位说明书。尽管每个员工在公司的管理树上都有一个职位,却没有针对各自职位的详细说明。员工的工作都由经理安排,以一个工作周为周期,由经理在每个周一口头安排,周末检查。经理就遵循着这样一个安排工作、监督员工、检查进程的管理顺序,员工也是同样,接受命令、完成任务、汇报工作,模式一成不变。
所以,员工不敢负责也是有道理的,经理的授权得分为零也就有了原因,没有职位说明书就是其问题存在的根本原因。没有职位说明书员工当然不知道自己该对什么负责,当然也就不敢或者不愿意负责,没有职位说明书,经理也就不知道该对谁授权,不知道该授什么样的权力。
这种现状导致的最为明显的结果是人员的流失,一般该部门的员工要么转到其他部门,哪怕是跑业务,做与专业不相关的工作,要么干脆辞职,另谋高就。所以该部门每年都在招人,也都在走人。另外一种结果就是员工的官僚习性,反正没有职位说明书,我做与不做,你经理都没法管我,你没有告诉我嘛!这种推委扯皮的不良习性不断蔓延,令相关工作部门很是头疼。
纠其原因,就是没有职位说明书惹的祸。所以问题根本的解决之道还是要为员工订立职位说明书,用职位说明书管理员工。
职位说明书不同于我们曾经或者现在正在使用的岗位描述,一般的岗位描述只是一个给了我们一个工作的方向,缺乏必要的实质性内容,缺乏有效的指导性。
翻开一些岗位描述我们可以发现,里面除了一些以“负责”、“组织”、“管理”等使动词描述的工作任务外没有其他任何实际的内容。至于员工的工作要怎么做,要做得怎样,要在什么时间完成,需要什么样的资源等指导性内容很少提及。
不管你所在的部门是否拥有岗位描述,作为经理你都要重新审视它们,重新认识它们的重要性,从观念上进行转变。给员工一份工作,一个职位的同时,一定要给他们一份内容详尽、职责明确,流程清晰,富有生命力的职位说明书,这不但是有利于自己的管理,更是对员工的负责,一个负责高效的经理人一定也是个对员工负责,善于科学管理的人。
从这一点出发,经理也要做好这项工作,用好职位说明书这个管理的工具。
做好这项工作,有以下三点需要注意:

第一:重新定义员工的工作。
不管员工有无工作描述,也不管工作描述是否详细,经理都要抽出专门的时间,与员工共同坐下来,重新定义员工的工作。
重新定义员工的工作不是对以前工作的全盘否定,而是结合工作的现状,综合考虑公司的远景、战略与目标,对工作部门的任务与目标做出全面细致的理解。在此基础上全面盘点本部门的职位与员工,对员工的工作内容进行丰富和细化,进行完善和提高,使之富有指导性和工作标准,富有生命力,更加便于员工进行工作,便于经理进行管理,使管理工作逐步走向科学化、规范化和标准化。
简单地说,就是让每名员工都有一份经理和员工共同制定的内容详细、职责明确、标准清楚的职位说明书。让员工知道该做什么、该怎么做、该做得多好,凡事有章可循,有据可查,让员工学着对工作负责,对自己负责,也让员工明确知道经理对他们的期望。
不管你是否想成为优秀的职业经理人,你都要带领员工做好这件事情,因为它是你的职责所在,对员工负责的最好的表现就是让员工知道自己该做什么,而职位说明书就是最好的说明。
第二:帮助员工理解职位说明书。
订立职位说明书是一回事,如何理解职位说明书又是另外一回事,特别是经理和员工是否就职位说明书达成共识则显得更为重要。如果职位说明书是由经理或者员工独立完成,那么如何运用它就会显得相当麻烦,甚至会流于形式走过场。
所以,在职位说明书定稿之前,经理有必要安排专门的时间与每一个员工对他们的职位说明书的内容进行确认,帮助员工理解和运用。
这个工作可能被很多经理理解为没有必要,许多的经理以没有时间、工作忙为由将学习理解职位说明书的工作交给员工本人,认为只要自己签过字发给员工就可以了,无须再浪费宝贵的时间去认真研究每一个细节。
如果这样的话,用职位说明书管理员工就成了一句空话,一个口号,收不到任何效果,前期的工作也将成为浪费。
如果经理没有和员工进行确认,没有帮助员工学习和理解职位说明书,那么必然存在经理和员工之间的理解误差,必然存在工作推进的问题,造成员工认识上的不重视,到最后,职位说明书也就是白纸一张。
所以,为了使职位说明书发挥它本应该发挥的作用,真正成为帮助员工和经理的工具,经理必须再耐心一点,再多花一点时间,真诚而认真地与员工就职位说明书的每个环节达成一致认识,直至双方签字认可。
通过这个过程,经理不但帮助员工进一步认清了自己的职责所在,理清了认识上的误区,更是对员工进行了一次系统的在职培训,分析工作的过程实际上也是分析工作该如何做的过程,这对经理本人来说也是个提高。
第三:重新定义经理和员工的关系,用职位说明书管理员工。
在职位说明书的基础上,经理和员工不再仅仅是管理与被管理、经理与下属的关系,而更多的是合作伙伴的关系。经理扮演着辅导员与教练的角色,依据员工的职位说明书给予相应的授权,将应该授予员工的权力授予员工,员工在经理的指导帮助下对自己负责,学会自我管理。
这种角色的改变将使经理与员工之间的关系更为融洽,工作更有效率。
职位说明书是用来指导工作而不是用来存档的,所以束之高阁的做法不可取。经理和员工应该人手一份职位说明书,置于随手可及的地方,随时拿来查阅。
有了职位说明书,员工更加明确自己的职责所在,更加愿意也更加会对自己职责范围内的事情负责,所以职位说明书的本身就起到管理监督的作用,有了事情无须经理说,员工就可以迅速决定是否该自己负责,怎么负责,是否需要请示,是否需要获得经理的支持等等。
对经理来说,有了职位说明书,可以使自己从繁忙的工作中解脱出来,更加前瞻性地看待问题,更加有效地规划工作,做出部署,着眼于未来,前瞻性地工作,向高效能、职业化经理的方向努力。
结束语:职位说明书的订立是个基础性的工作,但又是个极为重要的工作,经理必须认清它的重要性和作用,学会用职位说明书管理员工。

华 恒 智 信 点 评
职位说明书的缺失致使Z公司员工权责不清、授权不充分,并最终导致了员工满意度降低,员工离职的严重后果。作为最基础的工作,岗位说明书对企业的定岗定编,员工选拔与晋升,员工考核与培训,工作流程的标准化等工作至关重要。华恒智信专家根据多年的行业经验,对企业职位说明书的编制工作提出以下三点建议。
第一,梳理工作流程,系统地编制职位说明书。在职位说明书的编制工作开始之初,应聘请相关专家小组,对企业的整体工作内容、工作流程、组织架构进行流程再造式的梳理,按照流程分解部门、岗位的职责,对相似岗位进行合并,对未明确的工作内容进行补充,避免出现权责不明晰,工作内容重复或遗漏的情况。
第二,涵盖内容全面,考虑企业的长期发展。职位说明书作为基础性的文件,所涵盖的内容要包括基本资料、岗位职责、监督与岗位关系、工作内容和要求、工作权限、劳动条件和环境、工作时间、资历、身体条件、心理品质要求、专业知识与技能要求和绩效考评指标等内容。考虑到成本因素和企业稳定性,职位说明书也应具有一定的稳定性,短期内不会发生重大变化。因此,企业在进行职位说明书的编制工作时应考虑到未来几年甚至是十几年内可能出现的业务范围和岗位职责,以满足企业后续的变化。
第三,在编制过程中要注意与各层级员工的沟通。员工是对于自己所处岗位的工作内容与存在问题最了解的人,因此,在职位说明书的编制前不能只与管理层级员工进行沟通,一定要注意与各层级员工的有效沟通,了解各岗位的工作内容和边界;编制初步完成后要与员工沟通内容是否合理,权责是否明确,汇报渠道是否顺畅,保证员工真正了解说明书内容。在此基础上进行及时反馈,不断细化调整,直至完成。


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