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三星高效开会的九条铁则

发布时间:2016-02-29 , 发布人:华恒智信分析员

三星集团是韩国最大的企业集团,它在多个领域取得了令人瞩目的成绩。三星巨大的成功离不开李健熙先生所建立的高效的“会议文化”体系,其运行的准则值得许多企业借鉴效仿。
【关键词】三星 会议效率 世界500强
著名管理学家德鲁克说,“凡是会议过多,一定是管理出了问题,会议运营管理能体现一家公司的管理水平”。作为韩国第一大企业,同时也是一个跨国的企业集团,三星集团包括众多的国际下属企业,旗下子公司有:三星电子、三星物产、三星生命、三星航空等,业务涉及电子、金融、机械、化学等众多领域。
三星电子是三星集团旗下最大的子公司,已被美国《财富》杂志评选为世界500强企业之列,目前已是全球第二大手机生产商、全球营业收入最大的电子企业,在2011年的全球企业市值中为1500亿美元。
三星的巨大成功离不开强有力的中控平台,就是高效的“会议文化”体系,三星在90年代的崛起,李健熙首先发起公司的“会议文化”改良,建立良好的会议文化,摈弃官僚作风。三星公司是如何高效开会的呢?
第一,凡是会议,必有准备
在三星,永远不开没有准备的会议,会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以,在三星重大的会议由事先检查制度,没有准备好的会议必须取消。在会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。
第二,凡是会议,必有主题
在三星,开会必须要有明确的会议目的,在会议准备的PPT前3页PPT,必须显示会议主题。没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。会议的主题,要事先通知与会人员。
第三,凡是会议,会前必有议程 
要在会议之前明确清楚的会议议程,会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容,使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空。
第四,凡是开会,必有训练 
三星把培训是看成节约时间成本的投资,让员工快速成长。培养员工,让员工减少犯错,提示技能,本质是提高了时间价值。
三星有专门针对如何开会的培训,对每个层级的员工都有足够的“会议训练”,而中国许多企业缺乏这样的培训:如何开会,如何主持,如何记录,如何追踪,如何对待分歧,如何会场汇报等的。这些必要的训练,会让公司的会议变得高效。
开会难免有意见不一或者争论,如果处理不好,就会影响开会的效果,适当注意一些艺术和技巧,就会化险为夷,例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评,在会中要做到就事论事,对事不对人,争论时也要尊重别人,不可恶意批评别人,对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞,对意见不同也要注意措词,不能伤害别人的自尊,特别是有上级人员参加时更要注意,千万不能为了体现自己而贬低他人。有时候要采取民主集中模式,开放心胸,容纳意见,要开放自己的心胸去倾听别人的意见,不要被自己先有的立场所左右,不要将你的结论强加于人,如果你要公布既定的政策、决定,要在事前说明不容讨论,需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。 
第五,凡是会议,必有纪律 
在三星,开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任)议前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚,对于会议上不安流程进行要提醒,对于发言带情绪要提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。
第六,凡是开会,必须守时 
设定时间,准时开始、准时结束:准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备。
第七,凡是开会,必有记录 
一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成,这点特别重要,企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病,由于会议没有形成决议,导致会议的作用没有体现出来,更会让一些管理人员误认为开会没有意义,直接影响其不想主持开会或者参与开会。
第八,凡是会议,必有结果 
开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费,所以,每个人都要积极的参与到会议议程中来,会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言,会议时间最好控制在1.5小时以内,太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒,现在还有60分钟,还有30分钟,还有10分钟。会议的决议要形成记录,并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。
第九,凡是散会,必有事后追踪 
记住“散会不追踪,开会一场空”。加强稽核检查:要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯,企业的高层也缺乏这样的要求。 
最后请记住三个简单却很有意义的公式
①开会+不落实=零
②布置工作+不检查=零
③抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。

华 恒 智 信 点 评
会议是企业日常管理活动中非常重要的环节,很多重大的决策都是通过会议产生的。然而在多数企业中,常常会出现会议效率低下、会议结果难以落实的情况,成为了企业管理者十分困扰的难题。
三星的“会议文化”体系,实际上就是一个标准化的结果。通过会议前、会议中以及会议后这些时间中可能出现的、影响会议效率和效果的因素加以规范,形成了一个会议的标准化流程,可以供员工和管理者普遍使用,进而达到提高效率的目的。华恒智信专家认为,三星的会议文化体系可以从以下两个方向学习。
一是将其会议经验应用到企业的会议管理中。三星的会议文化的确是三星成功的原因之一,值得企业进行借鉴和效仿。但是需要注意三星的会议文化是与其企业文化一致的,可能并不会适用于所有的企业,因此在学习过程中,管理者们需要注意提取关键的要素并结合企业的实际情况进行取舍。
二是注意会议经验的延伸应用。在企业的日常经营管理中,很多重复性、有周期性的活动可以借鉴相同的思路并形成一定的方法论体系。以人力资源管理工作为例,企业的招聘活动、培训活动的组织、绩效评价和反馈等都可以对工作流程以及工作中的注意事项等进行总结,通过标准化和流程化的体系使得工作开展更加顺利。


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